IT系企業で日々営業に活躍されている皆様向けにブログを書いております。あらためてよろしくお願いします。
提案書の作成というと、営業の皆様には予算確保に欠かせないプロセスであり、結果に関わるポイントだけに、やや緊張感を呼び起こす響きがあるかもしれません。
あるいは逆に、提案書は重要でも、しょせんは書類の作成作業。提案書の作成自体にはあまり意識を向けていないし、営業担当者としては自分の仕事の一部として重要視していない方もあるかもしれません。
単純にいうと、提案書の作成は、単なる書類の作成にとどまりません。何がどう重要で、営業活動の結果に影響するかを改めて確認して、ご自身のチームの生産性アップのアイデアを練っていただければ幸いです。
さて、本題に入る前に、今回は、言葉の意味を共有する回にしたいと思います。
『提案書』と聞いて「わかった、わかった〜」と思う方、実際、提案書がどんな形でどんな中身か、思い浮かべていただけますか？ そうなのです。一口に『提案書』といっても、実はいろいろなものがあるのです。最初から互いに話題にしている対象のイメージがずれていては話になりませんので、まずはそのイメージを合わせるため、これから下にさまざまな提案書の種類を列記していきたいと思います。
【１】日常資料的スライド
日頃から気軽なレベルでMS PowerPointを使って、頭の中にあるイメージを図示したり、ミーティングの決定内容をまとめたりした、いわゆる「提案資料」。社内でも社外でも同様に作成しては、お互いにイメージを具現化して共有したり、同意するために使われる。
また、会議中にPCを開いてスライドをメモ帳代わりにする人もいる。
【２】ビジュアル系プレゼンテーション
一見してプロが作成したデザインの美しいプレゼンテーションスライド。誰もが作れるものではないが、特に外資系IT企業では本社からエグゼクティブが発表したプレゼン資料として、各営業担当者も会社のビジョンや新コンセプトなどを広げるのにスライドを自分の資料に取り込んで使える。
デザインの方向性としては、３D的なリッチで繊細なデザインから、スティーブ・ジョブズのようなシンプルでアイコンや配置がポイントのもの、写真1枚をスライド1枚にしたものなどがある。
なお、使用にあたっては、会社として公式の翻訳が必要な場合が多々ある。
【３】レポート的提案資料
コンサルティングファームやSI企業が顧客に提出する調査報告書や入札時の回答提案書などで見られる、一面に細かい文字が詰まった、文書としてのスライド。プレゼンテーションを行う際には別途プレゼンテーション用の文字サイズが大きなファイルを作成して使用する。
回答提案書としては、次項のワード以外ではよくある提案書の形式である。書類として提出する際は、A4縦1枚に対して両面、あるいは片面で上下2スライドを配置してプリントするのが一般的。
【４】ワード提案書
MS Wordで作成したWord文書の提案書。提案書本来の形で読者としては正しく制作されれば読みやすくはある。しかし、作成する側にWordで多くの文章を組み立てて図表を配置し、1冊の文書を作成するスキルと時間がある場合があまりなくなっており、この形式を選択されることは少なくなっている。
【５】A4/A3 １枚スライド提案書
とくに商談の初期の場面で顧客のトップと会話する際に、概要を説明して了承を得るために作成される提案書。役員以上に特に好まれる形式。
企業によっては、最も身近な書式となっている。たとえば、社内の定型文書として様式が決められており、所定の欄に記入するだけでよいなど、使い勝手もよく、頻繁に使用されている場合もある。
【６】ビデオ動画 提案コンテンツ
紙では伝わりにくいとされるものを伝えるために動画を製作して顧客に見せる提案コンテンツ。提案側の想いや製品そのものの動作など、動画によりリアルに伝えることができる。
製作自体の時間やコストが下がってきているので、今後さらに普及することが期待されている。
いかがでしたか？提案書といっても、意外とさまざまな種類があることを理解していただけたと思います。これらの存在を知って、文書やコンテンツを製作するスキルを身につけると、それがキャリアの強みになっていきます。チームビルディングのアイデアとしてもお役に立てれば、また今後の営業活動の選択肢に加えていただければ幸いです。